เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในทีมและองค์กรด้วยเครื่องมือทางออนไลน์

 คุณเชื่อไหมว่ายิ่งองค์กรหรือทีมของคุณยิ่งสามารถสื่อสาร และเข้าใจว่าแต่คนหรือแต่ละทีมทำอะไรกันอยู่ มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารกันอยู่เสมอ จะทำให้องค์กรของคุณสามารถขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็วมากขึ้น สิ่งเหล่านี้สามารถเกิดขึ้นได้ง่ายๆ สำหรับองค์กรขนาดเล็กๆ เพราะด้วยความที่เล็ก ทำให้การสื่อสารกันได้ง่าย แต่หากคุณเป็นองค์กรหรือทีมที่มีขนาดใหญ่มากขึ้น การสื่อสารในองค์กรหรือทีมก็เริ่มจะมีความซับซ้อนมากขึ้น มีหลายขั้นลำดับชั้นมากขึ้น ทำให้ประสิทธิภาพของการสื่องสารก็ลดต่ำลง นั่นหมายถึง การตัดสินใจ และความคล่องตัวในการทำธุรกิจก็ลดต่ำลงเช่นกัน มันจะดีไหมครับ หากเราสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารในองค์กรคุณให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย สื่อออนไลน์หลากรูปแบบที่ผมจะมาแนะนำในวันนี้ครับ

1.) กร๊ปเมล์ (Group Mail)

ลักษณะของกรุ๊ปเมล์คือ ภายใต้กรุ๊ปเมล์เมื่อมีคนส่งอีเมล์เข้ามา มันจะวิ่งไปหาหลายๆ คนได้ทันที ไม่ต้องมานั่งกรอกอีเมล์ทีละหลายๆ คนทั้งทีมหรือองค์กร เช่น อีเมล์ที่สามารถส่งเข้าถึงทั้งบริษัท หรือ ส่งเข้าหาทั้งทีม เช่น marketing@domain.com ก็สามารถส่งเข้าถึงทั้งทีมการตลาดได้เลย การสร้างกรุ๊ปเมล์ขึ้นมาในองค์กรจะช่วยทำให้การส่งเมล์หาคนที่ในทีมหรือคนทั้งองค์กรได้รวดเร็วมากขึ้น เป็นวิธีที่ง่ายและมาตรฐานที่สุด

 

2.) ข้อความด่วน (Instant Messaging – IM) 

การสร้างกลุ่มในการส่งข้อความ (Group Chat) จะช่วยทำให้การสื่อสารในทีมสามารถทำได้ง่ายมากขึ้น เพราะเพียงแค่ส่งข้อความ คนทั้งกลุ่มก็สามารถเห็นและรับรู้ได้ทันทีตลอดเวลา โดยเราสามารถทำ Group Chat ได้ผ่านแอ๊พต่างๆ เช่น Skype, Gtalk, หรือจะใช้ Google Plus ที่มีความสามารถของการ สื่อสารกันเป็นกลุ่มได้หลายรูปแบบเช่น  จับกลุ่มคุยกันแบบข้อความ (Huddle), คุยกันแบบเห็นหน้าเห็นตาได้พร้อมๆกันถึง 10 คน (Hangout) และนอกจากนี้หากคุณลงโปรแกรมเหล่านี้ไว้ในมือถือ ยังทำให้คุณสามารถ พูดคุยกับคนในทีมของคุณได้ทุกแห่งหน

 

3.) โซเชี่ยลมีเดียภายในองค์กร (Social Network)

ด้วยความสามารถของโซเชี่ยลเน็ตเวิรก์ ที่ให่้บริการฟรี เราสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการสือสารกับคนในองค์กรได้ไม่ยากเช่นกัน เช่นการใช้ Facebook Group (www.facebook.com/groups) หรือ Google Groups (http://groups.google.com) เราก็สามารถสร้างเป็นกลุ่มในการการสื่อสารขององค์กรเราเองขึ้นมาได้ง่ายๆ แต่ต้องดูวัตถุประสงค์ด้วย เพราะเราสามารถตั้งค่าความเข้มงวดของการเชิญคนเข้ามาในกลุ่มได้ว่าจะให้เข้มงวดระดับได้

หรือจะเลือกใช้ Yammer.com ซึ่งเป็น Social Network สำหรับองค์กร รูปแบบการทำงานจะคล้ายๆ กับ Twitter แต่จะเป็นสำหรับในองค์กรเท่านั้น โดยคนที่จะใช้ต้องมี Email ขององค์กรนั้นๆ ถึงจะสามารถเข้ามาใช้บริการได้ ทำให้สามารถสื่อสารกับคนในองค์กรได้ง่ายๆ 

 

4.) เว็บกลางขององค์กร (Intranet or Portal)

เป็นการสร้างเว็บขึ้นมาเพื่อสำหรับคนในองค์กรหรือทีม เพื่อใช้ในการสื่อสาร และเก็บข้อมูลต่างๆ ขององค์กรหรือของฝ่ายต่าง ๆ เช่น มีการแบ่งออกเป็นแต่และแผนก เช่น เว็บส่วนกลางเอาไว้ประกาศข้อมูลข่าวสารของ หรือฝ่ายบุคคลใช้ประกาศข้อมูลของฝ่าย หรือให้เข้าไปดาวน์โหลดเอกสารต่างๆ ขององค์กรมาใช้ได้ รวมถึงอาจจะสามารถสร้างเป็น แกลเลอรี่รูปภาพขององค์กร หรือ เว็บบอร์ดให้คนในองค์กรเข้าไปร่วมพูดคุยกันได้ โดยวิธีการสร้าง คุณอาจจะนำระบบสร้างเว็บไซต์ง่ายๆ (Content Management System) มาใช้เช่น WordPress.com, Joomla.org หรือจะนำระบบอย่าง Microsoft Share Point มาจัดทำได้เช่นกัน แต่หากเป็นองค์กรแบบ SME ผมก็แนะนำ Google Sites มาใช้ร่วมกับ Google App ได้ ซึ่งเป็นบริการฟรี ที่ดีมากๆ เลยทีเดียว

ซึ่งนอกเหนือจากการเก็บข้อมูลข่าวสาร เรายังสามารถนำมาประยุกต์ใช้เป็น แหล่งเก็บความรู้ส่วนกลางขององค์กร (Knowledge Management) เพื่อใช้รวบรวมไว้ให้คนใหม่ๆ สามารถเข้ามาเรียนรู้ได้ด้วยตัวเองเช่นกัน หรือจะสร้างเป็นที่เก็บไฟล์ส่วนกลางขององค์กร (File Storage) เพื่อให้คนในองค์กรสามารถส่งและแลกเปลี่ยนไฟล์ขนาดใหญ่ๆ ระหว่างกันได้ง่ายมากขึ้น

 

ทั้งหมดนี้เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งของเครื่องมือที่อยู่บนโลกออนไลน์ที่คุณสามารถนำไปประยุกต์ใช่้กับองค์กรคุณได้ง่ายๆ เพื่อที่จะทำให้ การสื่อสาร หรือการพูดคุยกับคนในองค์กร มันไหลลื่น และสะดวกมากขึ้น ยิ่งคนในองค์กรคุณมีวิธีการสื่อสารกันง่ายมากขึ้นเท่าไร การขับเคลื่อนองค์กรหรือทีมของคุณก็จะเป็นเรื่องที่ง่ายมากขึ้นเช่นกันครับ ลองดูทั้งหมดที่บอกว่าส่วนตัวผมใช้อยู่เลย และรับรองว่ามันดีจริงๆ ครับ หากมีคำถามหรือปัญหาอะไร ก็เข้ามาสอบถามกันได้นะครับที่ www.facebook.com/pawootpom เลยนะครับ 

 

องมาฟังออนไลน์กันได้เลยครับ

 

บทความที่เกี่ยวข้อง:

"คุณ" เองก็ช่วยได้ชาติได้ แม้อยู่หน้าคอม - TNOC
5 เทคนิคการนำ Social Network มาใช้กับการตลาดและธุรกิจ และทำยังไงให้สำเร็จ
วิเคราะห์อุตสาหกรรมเว็บไซต์ไทยปี 2009 แบบไม่เกรงใจใคร
เจาะลึก-วิเคราะห์คู่แข่งคุณทางโซเชียลมีเดียผ่าน ZocialRank.com

Comments

comments

%d bloggers like this: