หัวใจสำคัญ 6 ข้อของการประชุมแบบ Google

ลองมาดูกันครับ ว่า บริษัทยักษ์ใหญ่ด้าน Internet อย่าง Google จะมีรูปแบบวิธีการประชุมแบบไหน ให้ได้ผล และมีประสิทธิภาพมากที่สุด

 

1.               กำหนดวาระการประชุมที่แน่นอน

เมเยอร์ขอให้มีการส่งวาระการประชุมให้กับผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุมก่อนเวลา เพื่อจะได้กำหนดเวลาได้ชัดเจน  นอกจากนั้นวาระการประชุมต้องมีความยืดหยุ่น  ซึ่งเธอเห็นว่าการจัดทำวาระการประชุม เป็นเหมือนเครื่องมือที่ช่วยให้การประชุมนั้นประสบผลสำเร็จ  และช่วยให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการประชุมมองเห็นความสำคัญและไปถึงเป้าหมายในการประชุมได้

 

2.               ควรมอบหมายให้มีการบันทึกการประชุม

ในการประชุมของกูเกิลมีลูกเล่นมากมายที่ถูกนำมาใช้ในการนำเสนอ  เครื่องฉายเครื่องหนึ่งกำลังฉายการนำเสนอ ในขณะที่อีกเครื่องถัดไปกำลังคัดลอง/บันทึกการประชุม และเจ้าหน้าที่กูเกิลก็เชื่อเป็นอย่างยิ่งในการเก็บบันทึกการประชุมที่เข้าให้จัดเตรียมไว้  ดังนั้นข้อผิดพลาดและความไม่ถูกต้องในการบันทึกสามารถที่จะถูกทำให้ลดน้อยลงไปได้

สิ่งเหล่านี้ทำให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุม เมื่อได้รับ/ดู/อ่าน บันทึกการประชุม เขาก็จะสามารถจดจำในสิ่งที่ได้รับการอนุมัติตัดสินใจในที่ประชุมซึ่งทีมงานได้ร่วมทำ และทราบถึงหน้าที่ที่จะต้องปฏิบัติ โดยสามารถดูได้อย่างง่ายดายจากบันทึกการประชุม

 

 

3.               แบ่งเป็นการประชุมสั้นๆ (Micro Meeting)

เมเยอร์จะแบ่งระยะเวลาที่จะต้องประชุมให้สั้นลง โดยจะนำหัวข้อหรือโครงการที่สำคัญ/พิเศษ บรรจุเข้าสู่ที่ประชุมด้วยตัวเอง  ตัวอย่างเช่น การประชุมกันกับผู้ร่วมก่อตั้งและ ซีอีโอ- แอริค ไซมิดท์ จะมีการกำหนดเวลาการประชุม 5 10 นาที หรือ นานกว่านั้นขึ้นอยู่กับเรื่องที่จะนำมาประชุม ซึ่งจะผู้ที่เข้าร่วมประชุมจะแจ้งถึงรายงานประจำสัปดาห์ถึงการพัฒนาของเวปว่าไปในทิศทางใดบ้าง รวมทั้งสินค้า/บริการที่ออกใหม่ ฯลฯ

ขั้นตอนนี้ต้องมีความยืดหยุ่นเพียงพอ ที่จะปรับวาระการประชุมก่อนที่การประชุมจะเริ่มขึ้น สำหรับวาระเร่งด่วนที่เกิดขึ้น จะนำเข้าไปสู่ที่ประชุมเพื่อพิจารณาโดยทันที  เมเยอร์จะปฏิบัติเช่นเดียวกับทีมผู้เข้าร่วมประชุมซึ่งมีเวลาเพียง 5 10 นาที เธอจะใช้เวลาสั้นที่สุดในตารางเวลาของเธอในการพิจารณา

 

4.               รักษาชั่วโมงการทำงาน

เมเยอร์นำเอาไอเดียจากประสบการณ์การสอน Computer Science ที่ Stanford Univ. ที่ซึ่งเธอได้พบชายสอง (คนก่อตั้งGoogle???) ผู้ซึ่งทำการปฏิวัติการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของโลก  ซึ่งเริ่มเวลา 22.00 น. เป็นเวลา 1.30 ชม. ต่อ วัน นั่นคือเวลาในการทำงานของเธอ

พนักงานทุกคนจะนำชื่อของพวกเขาไปติดบนบอร์ดด้านนอกห้องทำงานของเธอ  และเธอก็จะใช้การทำงานแบบ First come, first serve บางครั้ง Project Mangers จำเป็นต้องอนุมัติแคมเปญการตลาด  บางครั้งทีม Staff ต้องการเวลาสอง สาม นาทีในการนำเสนอแผนใหม่ๆ

เมเยอร์กล่าวว่า ผลิตภัณฑ์ที่น่าสนใจที่สุดทางด้านเทคโนโลยีของเราได้แสดง/เปิดตัว ในระหว่างชั่วโมงการทำงาน ไม่ว่าจะเป็น Google News, Orkut (เวปไซต์เครือข่ายทางด้านสังคมของกูเกิล), Google Review and Google Desktop ทั้งหมดได้นำเสนอเป็นครั้งแรกในชั่วโมงการทำงาน  ระหว่างชั่วโมงการทำงาน ( 1.30 ชม./วัน) เมเยอร์สามารถที่จะมีการประชุมได้ถึง 15 วาระการประชุม  เฉลี่ยแล้วใช้เวลา 7 นาทีต่อคน

 

5.               ห้ามใช้นโยบาย  จงใช้ข้อมูล

สิ่งหนึ่งที่เมเยอร์ได้กล่าวไว้ใน 9 สิ่งสำหรับนวัตกรรมคือ ห้ามใช้นโยบาย จงใช้ข้อมูล

ไอเดียนี้สามารถและควรนำไปปรับใช้ในการประชุมในองค์กร ซึ่งลูกน้องคิดว่าเจ้านายเป็นบุคคลที่สำคัญที่สุด ดีที่สุด ซึ่งเป็นคนวางแผน หรือ คิดได้ด้วยตัวเอง  รวมทั้งแสดงความชื่นชมในความเป็น individual แทนที่จะเป็นที่ความคิด

เมเยอร์เชื่อว่าการสร้างความรู้สึกเช่นนี้เป็นการบ่อนทำลายขวัญและกำลังใจของพนักงาน  ดังนั้นเธอจึงออกจากแนวทางนี้เพื่อสร้างกระบวนการพิจารณาที่มีเหตุผล  กูเกิลเลือกแบบแผนต่างๆบนเงื่อนไขที่ชัดเจนของกฎเกณฑ์ และอย่างไรก็ตาม กูเกิลก็พยายามปรับปรุงการต่อต้านกฎเหล่านี้อยู่  แบบแผนเหล่านี้อยู่บนพื้นฐานของผลงานและความโดดเด่น ไม่ใช่ความสัมพันธ์ส่วนบุคคล

เมเยอร์ห้ามการใช้วลีที่ว่า ฉันชอบ.. ในแผนการประชุม  ตัวอย่างเช่น  ฉันชอบหน้าที่ดูเป็นอย่างนี้  เธอสนับสนุนความคิดเห็นเช่น การทดสอบบนเวปไซต์แสดงให้เห็นว่ารูปแบบที่เขาได้ปรับปรุงมานั้น ดีขึ้น 10%”  ซึ่งการทำเช่นนี้ที่กูเกิลเพราะว่า มันจะช่วยสร้าง แรงขับเคลื่อนทางสังคม โดย ข้อมูลตอบกลับจากลูกค้า (Customer Feedback Data) ไม่ใช่แค่นโยบายภายในองค์กร ที่ใช้แพร่หลายกันทั่วไปในบริษัทต่างๆเช่นทุกวันนี้ **สรุป – (แสดงความคิดเห็นที่เป็นรูปธรรม สามารถวัดได้  มองเห็นได้  จับต้องได้  โดยใช้ลูกค้าเป็นเกณฑ์)

 

6.               เข้มงวดกับเวลา

เพื่อเพิ่มความกดดันเล็กน้อยในการรักษาเป้าหมายในการประชุม  บ่อยครั้งกูเกิลจะนำตัวช่วยคือเครื่องจับเวลาแขวนผนังอันใหญ่ บนผนังห้อง  นับถอยหลังทุกนาที ที่แต่ละวาระการประชุมหรือ หัวข้อการประชุมผ่านไป มันเป็นเครื่องจับเวลาที่สามารถระบุ/บรรจุได้ ซึ่งสามารถหยุดการทำงานของคอมพิวเตอร์ รวมทั้งโปรเจคเตอร์ที่ฉายบนจอความยาว 4 ฟุต ได้

ลองจินตนาการดูว่าจะวุ่นวายเพียงใดเมื่อเครื่องนี้ถูกมองจากคนที่อยู่ภายนอก(ที่ไม่เคยเห็นการประชุมที่มีการจับเวลามาก่อน) เมื่อการนำเสนอถูกแสดงขึ้นไม่ว่าจะเป็น  การนำเสนอต่างๆ การบันทึกข้อมูล  และ เครื่องจับเวลาขนาดใหญ่ สำหรับที่กูเกิลแล้ว สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่รับรู้/เข้าใจได้ กับการบังคับทางโครงสร้างขององค์กรที่มีความวุ่นวายอย่างสร้างสรรค์  เครื่องจับเวลาใช้เป็นนัยในการรักษาการดำเนินการประชุมให้เป็นไปตามตารางเวลาที่กำหนดไว้

 

เมเยอร์ได้ให้คำเตือนเอาไว้อย่างหนึ่งเมื่อพบเครื่องจับเวลา จงคิดว่ามันเป็นสิ่งที่น่าขบขัน

จงระลึกเอาไว้เสมอว่าเทคนิคการประชุมเหล่านี้ทำได้ดีที่กูเกิล  สำหรับองค์กรของคุณแล้วพวกเขานั้นอาจจะชื่นชอบหรือไม่ก็ได้ แต่หัวใจสำคัญ 6 ข้อนี้น่าจะช่วยให้คุณได้แนวความคิดใหม่เกี่ยวกับการเปลี่ยนรูปแบบการประชุมที่สิ้นเปลืองเวลาโดยใช่เหตุอย่างที่เป็นอยู่ได้

 

บทความที่เกี่ยวข้อง:

คุณเคยใช้ Google แบบนี้บ้างไหม?
กลยุทธ์ด้านราคา หากคู่แข่งทำราคาออกมาต่ำกว่าทำยังไง? (Pricing Strategy)
มารู้จัก Google ทุกมุมมองผ่านรายการ บันทึกโลก ดูเป็น VDO กันเลย
Top 15 Android App ที่น่าสนใจแนะนำให้มีไว้ในมือถือ Android

Comments

comments

%d bloggers like this: